【目からウロコ】「思わず読んでしまう文章」に共通する4大鉄則

情報が次から次へと溢れてくる時代。だからこそ、普遍的メッセージが紡がれた「定番書」の価値は増しているのではないだろうか。そこで、本連載「定番読書」では、刊行から年月が経っても今なお売れ続け、ロングセラーとして読み継がれている書籍について、著者へのインタビューとともにご紹介していきたい。
第5回は2011年に刊行、ビジネス文書が見違えるようになる教科書としてロングセラーを続けている山崎康司氏の『入門　考える技術・書く技術――日本人のロジカルシンキング実践法』。4話に分けてお届けする。（取材・文／上阪徹）

「ビジネス文書」4つの鉄則とは？

　ビジネス文書を作成するときには、絶対に作ったほうがいいピラミッド構造。この構造がそのまま文書構造になるわけだが、文章にするときにも注意点があるという。『入門　考える技術・書く技術』では、4つの鉄則を山崎氏は掲げている。

　述語を明確にすることが重要。例えば、カッコいいからと「市場の変化」と体言止めにしてしまったりする。しかし、「市場がこんなふうに変化している」と書かないと、中身が明確に書き表せない。

　10人が一つの言葉を読んだり聞いたりしたとき、同じ意味として受け止めるかどうか。例えば、「営業組織の見直しの提案」では、10人が違うイメージを持ってしまう。「東京・大阪など大都市圏での営業人員の増大」まで書かないといけない。

　一つのパラグラフには、一つのメッセージだけを入れる。これをやらないと、ピラミッドにならなくなってしまう。そのための一つの方法が、「and」を使わないことだ。

「何々し」「何々であり」「何々して」「何々だが」といった論理的な関係が明快でない接続詞を、ひっくるめて「しりてが」接続詞と称している。メッセージを伝える文章、考えを組み立てたりする作業においては、使わないほうがいい。

「ピラミッド構造」を上手に作るコツ

　ピラミッド構造を作るにあたり、パソコンを使う人もいれば、紙に書く人もいるというが、山崎氏はA3の用紙を活用しているという。

「自分の考えをどんどん書いて、発展性を持たせていくわけですが、A4の紙だと小さ過ぎるんです。小さいと、紙の大きさに考えの枠がはまってしまう。だから、必ずA3用紙を使って、横にして書き出すようにしています」

　ある程度、まとまったら、最終チェックをするために大きめのポストイットに書き出す。それを貼って、ピラミッド構造を調整していく。そして、この構造が、そのままビジネス文書になるのだ。

　本書では、ある会社の「事業投資についての分析」を例に、それがどんなビジネス文書になっていくのかが紹介されている。「投資を検討すべき。その根拠は3つ」という主メッセージから、「3つの根拠」にそれぞれ2つずつの内訳がつき、ピラミッド構造をベースに、ロジカルで見やすいビジネス文書に変わっていくことが見てとれる。

「文章表現は、最終章の第4章で紹介していますが、そもそも皆さん共通の問題は、基本的に文章が長いことなんです。それに尽きる」

　メッセージを伝えるライティングでは、文章が長くなるとメッセージを伝えにくくなる。だから、短く書く。なるべく単文で書く。それを強く意識することだと山崎氏は語る。

「この本は読みやすいという評価をいただいているんですが、その最大の要因は、メッセージを伝える文章は、なるべく単文で書いていることです。複文は2つまでに限定している。3つはつながない。これが、この本の読みやすさの原点なんです」

　もちろん、山崎氏が書いているような優れたビジネス文書が簡単にすぐ作れるわけではない。

「本当のことを言いますが、1回読んだだけではできないですよ。3回くらいは読んでほしい。でも、そのたびごとに新しい発見があると思います」

メールが見違える秘策「感謝の言葉にPDF」

　本書の終章には「メール劇的向上術」がついている。その意図について、章の冒頭にこう書かれている。

　そしてインタビューでは、山崎氏はこう語っていた。

「必需品なのに、みんな自分がどれだけひどいメールを書いているか、意識していないんです」

　メールの最大のポイントは、「簡潔にわかりやすく」と書かれているが、見違えるように向上する秘策が紹介されている。それが「感謝の言葉にPDF」という合言葉だ。

　具体的な事例として「部下の昇進」「取引先の経営見通し」が紹介されている。実際に「感謝の言葉にPDF」を学んだ人からは、「上司からメールを褒められました」と報告を受けたことが何度もあるという。

「メールの練習は、結論を最初に書く練習もなるし、ピラミッド構造を作る練習にもつながっていく。普段の場で練習できるわけですから、いい機会なんです」

　書けない、という人は、書けない理由に気づける。また、もっとうまく書きたい、という人は、なるほどという方法が紹介されている。事例も豊富で、とにかく実践的。ビジネス文書を正しく書くための画期的な1冊だ。

（本記事は、『入門　考える技術・書く技術――日本人のロジカルシンキング実践法』の著者にインタビューしてまとめた書き下ろし記事です）

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