できるリーダーは「指示を出すとき」にどんな気づかいをする？

職場で困っている人を見かけても、「おせっかいだったらどうしよう…」と躊躇したり、「たぶん大丈夫だろう…！」と自分に言い訳したり……。
気づかいをするときには、つい「心の壁」が現れてしまい、なかなか一歩が踏み出せないことが、あなたにもあるのではないでしょうか？
この連載では、「顧客ロイヤルティ（お客さまとの信頼関係づくり）」をベースに、ビジネスセミナーへの登壇やコミュニケーションスキルの研修講師を通して、全国200社・2万人以上のビジネスパーソンに向けて教えてきた『気づかいの壁』の著者、川原礼子さんが、「気がつくだけの人」で終わらず、「気がきく人」に変われる、とっておきのコツをご紹介します。

「雑談」と「指示」は異なるもの

「曖昧にすることが気づかいだ」という誤解をしている人が多くいます。
　たしかに、日常生活や雑談などでは、思っていることをハッキリ言うことは嫌われる傾向にあります。

　ただ、ビジネスの場では、伝えたいことを曖昧にしてしまうことでトラブルにつながるケースがあります。
　自分では指示を与えているつもりなのに、相手に「やらなくてもいいこと」のように受け取られてしまうと、仕事は進みません。
　そういう場合には、「言い切ってあげること」のほうが気づかいになるのです。

　いつの頃からか、言い切ることを避ける人が増えました。
　その一例が、
「○○だけれども」「○○ですが」「○○ですし」
　というように、文節止めにする言い方です。
　日常の雑談なら曖昧でもいいのですが、仕事の指示出しでは避けたい表現です。

「これ、明日までに必要なんだけど」

　というように言ってしまうと、察しのいい人は「今日中にやろう」と急ぎますが、勘の鈍い人だと「明日の午後からゆっくりやればいいか」と受け取ってしまいかねません。

「出張費の精算だったら、経理部に聞いたほうがいいかもしれない」

　などと、他に選択肢がなくても、「かもしれない」を使う人も多くいます。
　このような言い回しは、「言った・言わない」を生み出し、お互いにとってストレスになるのです。

「言い切りの後」で印象は決まる

　相手に確実なことを伝えたい場合は、「言い切る」ようにします。
「限定」をさらに超えた「断定」にすることで、部下や後輩が迷いなく行動に移せます。

「これ、明日までに必要なんですが、時間はありますか？」
「経理部に直接聞いてみてください」

　と、業務の最優先課題である「確かさ」を伝えましょう。

　とはいえ、内向的な人は、言い切ることが苦手かもしれません。
　その場合は、最後に「フォロー」を加えるようにしましょう。
　先ほどのように言い切った後に、

「わからなかったら、またいつでも聞いてください」

　など添えることで、言い切りの信頼感に、安心感がプラスされます。
　これで、命令口調の硬さがなくなり、悪い印象も取り除かれると思います。