「あなたの職場では、見えない個人連絡が飛び交っていませんか？」
そう語るのは、これまでに400以上の企業や自治体等で、働き方改革、組織変革の支援をしてきた沢渡あまねさん。その活動のなかで、「人が辞めていく職場」には共通する時代遅れな文化や慣習があり、それらを見直していくことで組織全体の体質を変える必要があると気づきました。
その方法をまとめたのが、書籍『組織の体質を現場から変える100の方法』です。社員、取引先、お客様、あらゆる人を遠ざける「時代遅れな文化」を変えるためにできる、抽象論ではない「具体策が満載」だと話題。この記事では、本書より一部を抜粋・編集し、「個人連絡が飛び交う職場」の問題点について指摘します。
見えない個人連絡が飛び交っていないか？（イラスト：ナカオテッペイ）
DM（ダイレクトメール）が飛び交う組織
テキストコミュニケーションからも、組織体質が醸成されていく。
あなたの組織は、いかなる連絡も1対1での私信（いわゆるDM：Direct Mail）で送っていないだろうか。
DMのメリットはおおむね以下の通りである。
・関係のないやり取りを防ぐことができる
・担当者に任せきる。主体性を尊重する
一方で、次のようなデメリットやリスクも伴う。
・チームやプロジェクト内での情報のバラつきが生まれる
・癒着など不正行為を生みやすい
加えて、すべて自分でレスしなければならない、他者に共有する手間やコミュニケーションコストが発生するなど、本人の負担も大きい。
個人連絡が疑心暗鬼を生み出す
「会議の後、いつも参加者から個別に質問メールが届き、その回答と、その他の参加メンバーへの共有に手間がかかる」
「作業に必要な手続きをメンバーの一人しか知らず、その人の休暇中は作業が止まってしまう」
クローズドな情報が増えると、業務に支障をきたしたり、共有の手間がかかったりしてしまう。
「自分が知らない情報を他者は知っている」「自分の知らないところでやり取りが行われている」という事実から疑心暗鬼になり、社内の信頼関係にもヒビが入りかねない。
チームでコミュニケーションしよう
一方で、複数名（またはグループアドレス）を宛先に入れた上でのやり取りを好む組織もある。組織で仕事をする以上、情報を担当者だけに集中させず、なるべくグループでやり取りしたほうがよいだろう。
関係者が必要に応じてキャッチアップやフォローができたり、筆者もそうだが人によっては秘書やアシスタントを介してやり取りできたりするからだ。すべて本人がやり取りしていたらチャットやメールだけで日が暮れる。個別にコミュニケーション負担を負うのではなく、チームで負荷分散していきたい。
「メールのCCに宛先を入れすぎるな」との意見もわかるが、DMの乱立も困りものである。一見、自分に関係ないと思われる情報でも、新たな発想や自分の仕事に関係する情報を得られて、そこから課題解決できたりすることがある。知識との偶然の出会いを誘発するためにも、仕事でのやり取りは「基本はチームで、状況に応じてDMで」がヘルシーだろう。
