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アジェンダを告げる際に気をつけたいのは、周りを巻き込むことである。会議の運営上は、最低限、議題を共有できればよいが、そこで「皆で議題を作る・合意する」という巻き込むプロセスを入れれば、参加者の本気度合いがぐっと変わってくる。
米国の大学やハーバード・ビジネス・スクールで学び、総合商社で丁々発止のビジネスを行ってきた経験を踏まえて、現在、日本人の英語力向上とグローバル・リーダーの育成に携わる著者が、最新作『グローバル・モード』から抜粋してそのコツを紹介する。

主語はなるべく、「I」より「We」で

 前回、会議を進めるための3つのステップ(現状把握、ゴールの設定、実行フェーズ)を紹介しました。実際に3つのステップの宣言を加えた形での、アジェンダの言い回しを見ていきましょう。

 アジェンダを告げる際に気をつけたいのは、周りを巻き込むことです。会議の運営上は最低限、議題を共有できれば事足りますが、「皆で議題を作る・合意する」という巻き込むプロセスがあれば参加者の本気度合いが変わってくるからです。

 英語での表現として気を付けたいことは、(1)最初に必ず「本日は時間を取ってくれてありがとう」という謝意を添えること、(2)誰でも意見を出せるように「他に話したいトピックがあれば追加してください」といった一言を加えることです。皆で議題を作り共有するという雰囲気が醸成できるからです。

 そしてチームの気運を後押しするため、(3)主語もできる限り「I」より「We」に置き換えていきましょう。ちなみに、「Let’s」を用いても、我々というニュアンスを出すことができます。

Thank you so much for coming today.
→今日はご参加ありがとうございます。

We’d like to discuss A and B.
→AとBについて話し合いたく思います。

Anything else we should discuss?
→他に何か話したいことはありますか?(議題を募り、やる気を引き出す)

 社内の小さなミーティングなどでは、もう少しカジュアルにテンポよく進めるのがよいでしょう。

Everyone’s here.
→皆揃いましたね。

Thank you all for coming.
→来てくれてありがとうございます。

Today our aim is to discuss A and B.
→今日はAとBを話し合いましょう。

Any other topics you want to add?
→他に何か追加するトピックがあれば教えてください。

これが基本形ですが、先ほど述べたように、今後会議を3つのステップで進めていくという流れを宣言する場合、多少表現が込み入ってきます。

 そこで、会議や面談の目的別に、「セールス」「問題解決/改善」「新規事業/変革」に分けて具体例を紹介していきましょう。