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会議ではまず最初に、メンバーを本気にさせる必要だが、どのような種類の会議かによって、その方法は異なってくる。問題解決や改善の会議では、何が問題か、誰がどう進めるか、段取りが見えるようにする。新規事業や変革の会議では、まず大きく夢を語ることで、意欲を盛り上げていく。いずれにしても、いかにメンバーをうまく巻き込むかがカギとなる。
米国の大学やハーバード・ビジネス・スクールで学び、総合商社で丁々発止のビジネスを行ってきた経験を踏まえて、現在、日本人の英語力向上とグローバル・リーダーの育成に携わる著者が、最新作『グローバル・モード』から抜粋してそのコツを紹介する。

メンバーを本気にさせる伝え方

・目の前の課題を解決する場合(問題解決/改善)

 目の前の課題を解決する場合の会議では、「アジェンダ=問題」なので、最初に誰かが現状報告し、その後で議論に入るという流れが通常かと思います。まずは「問題が存在すること」、そして「最初に誰が何を報告するか」を押さえましょう。

 前回も述べたように、会議を進めるための3つのステップ(現状把握、ゴールの設定、実行フェーズ)に沿っていくつかの言い回しをご紹介しましょう。

Thanks for coming.
→ご参加ありがとうございます。

As you know, our company has recently faced some challenges.
→ご存じの通り、会社はいま大きなチャレンジに直面しています(最初に「問題」があることを明示。ProblemよりChallengeと言った方がポジティブ)。

Today, we want to find some effective ways to deal with them.
→今日は効果的な解決の方向性を見つけ出したいと思います。

First, let me go over the issues in detail.
→最初に詳細をレポートします(まずはSTEP1 現状把握)。

Then we can have an open discussion to see what we can do.
→それからフリーに話し合い、何をするか決めましょう(STEP2 ゴールの設定)。

Next, let’s make a list of possible actions.
→その次にアクションリストを作りましょう(STEP3 実行フェーズを示す)。

Anything else?
→他にありますか? 

Thank you for taking the time to come.
→今日は時間を作って頂きありがとうございます。

Recently we received several complaints from customers.
→最近、顧客から苦情が相次いでいます(最初に問題を提起)。

Customers say that the paint is chipping off.
→顧客によると、塗装がはがれるとのことです。

Let’s hear from the engineering team first.
→最初にエンジニアチームからレポートしてもらいます(STEP1 現状把握)。

Then let’s discuss potential solutions.
→その後、解決策について話し合いましょう(STEP2 ゴールの設定)。

Lastly, let’s make an action plan.
→最後にアクションプランを作りましょう(STEP3 実行フェーズを示す)。

Thank you for your time.
→来てくれてありがとう。

As you know, production line 01 has not been very efficient.
→01製造ラインが非効率です(最初に問題を定義)。

The output is 20 percent lower than the average.
→平均から20%も効率が悪いのです。

We need to figure out a way to fix this.
→向上する方法を見つけ出さなければなりません。

Let’s start by hearing from the production team.
→ 製造ラインの近況報告から始めて、(最初にSTEP1 現状把握)。

Then let’s brainstorm and find out what we can do.
→その後、ブレインストーミングして何ができるか見つけます(STEP2 ゴールの設定)。

I hope we can leave this room with a feasible plan.
→実効性の高いプランをもって会議を終えたいですね(STEP3 実行フェーズに言及)。