私も美崎さんと同じように、あらゆる手帳やデジタル機器を試しました。特に一時期熱中したのが、システム手帳です。システム手帳には年間・月間・週間・日次と様々なリフィル（バインダー式ノートの用紙）があり、それらを使いこなすことであらゆる悩みが解決できそうな、そんな魅力に溢れています。自分が賢くなったような感覚がありますし、何より使っていて楽しいです。
私にはスケジュールやToDo、考えたこと・学んだことを全て分厚いシステム手帳1冊に統合することが「正解」だと考えていた時期がありました。ただ、システム手帳を使っているうちに、以下のような問題点が出てきます。
・スケジュールは各リフィル間（月間と週間など）で書き写さないといけない
・メンテナンスに手間がかかる
ですので、「スケジュール管理は薄くて軽いノートが良い」というのはすごくお気持ちがわかります。私も年間スケジュールを作るときなど、全体を俯瞰する必要があるときはノートを使います。全体が見えることは紙の明らかな強みです。
スケジュール管理は「スマホ」で行う
ただ、この本は2009年に書かれているので今とは時代背景が違うのかもしれませんが、私はスケジュールについてはスマホで管理するのがベストだと考えています。
これは、今の私が電話や対面でスケジュール調整をすることがほとんどなく、非同期のメッセンジャーアプリなどを主に使っているので成立する方法かもしれません。複数の人の都合が絡んで前後の予定を調整するような複雑なスケジュール調整をすることがほとんどありません。私の個人事情を考えるとスマホが一番いいです。
むしろ意識してそのような複雑な予定調整が必要ない状態を作ることがスケジュール管理の本質です。「とにかく今は忙しくて、スケジュール調整が大変。電話もがんがんかかってくる」という方は、小さな手帳か紙のノートを使うという方法がお勧めです。
一番やってはいけないのは、紙とデジタルの良いところどりをしようとして両方を使うことです。スケジュールは一元管理することが大原則で、分けるとダブルブッキングが発生します。『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』（明日香出版社／鈴木真理子）にも、「予定はひとつのツールで管理せよ」とあり、その理由として「そもそも複数のツールで管理しようとするのがムリというもの。必ずと言っていいほど転記モレが起きるからです」と書いてあります。
ノートとスマホのダブル使用はNG！本書より 拡大画像表示
そして、会社ではデジタル、個人的には手帳をといった具合に、やむなく複数のツールを使う場合には、必ず優先順位を付けること。手帳は自分のため、デジタルは他人のためと割り切って優先順位を変えることです。ルールを決めて、徹底すること。全く、その通りですね。
私は今はiPhoneのRefillsというアプリを使っています。
iPhoneのRefillsの画面。本書より 拡大画像表示
『仕事と勉強に役立つ「ノート術」大全』（日本実業出版社）安田修 著
RefillsのベースはGoogleカレンダーなのでパソコンとも連動していて、他の人と共有することもできます。何よりデジタルの優れているところは、「繰り返し予定」が使えるところです。毎週行われるミーティングなどでは「繰り返し予定」はとても便利です。一度入力するだけで、その先ずっと、予定が自動的に入力されますから。
私は月曜日は「クリエイティブデー」、木曜は「コンテンツデー」としてそれぞれ新しいことを考えたり作ったりする日としてルールを作り、自分との約束を入れています。これが紙だと毎週書かないといけません。デジタルならそこは「永遠に繰り返し」を選択するだけで向こう何年も予定を入れて、ブロックできます。
後から「今回だけ変更」したり「以降の繰り返し予定を変更」することもできます。これはとても便利です。また、システム手帳のようにいちいちリフィル間で書き写したりしなくても、月・週・日と表示方法を切り替えることもできるのです。
