一番やってはいけないのは、紙とデジタルの良いところどりをしようとして両方を使うことです。スケジュールは一元管理することが大原則で、分けるとダブルブッキングが発生します。『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』（明日香出版社／鈴木真理子）にも、「予定はひとつのツールで管理せよ」とあり、その理由として「そもそも複数のツールで管理しようとするのがムリというもの。必ずと言っていいほど転記モレが起きるからです」と書いてあります。
ノートとスマホのダブル使用はNG！本書より 拡大画像表示
そして、会社ではデジタル、個人的には手帳をといった具合に、やむなく複数のツールを使う場合には、必ず優先順位を付けること。手帳は自分のため、デジタルは他人のためと割り切って優先順位を変えることです。ルールを決めて、徹底すること。全く、その通りですね。
私は今はiPhoneのRefillsというアプリを使っています。
iPhoneのRefillsの画面。本書より 拡大画像表示
『仕事と勉強に役立つ「ノート術」大全』（日本実業出版社）安田修 著
RefillsのベースはGoogleカレンダーなのでパソコンとも連動していて、他の人と共有することもできます。何よりデジタルの優れているところは、「繰り返し予定」が使えるところです。毎週行われるミーティングなどでは「繰り返し予定」はとても便利です。一度入力するだけで、その先ずっと、予定が自動的に入力されますから。
私は月曜日は「クリエイティブデー」、木曜は「コンテンツデー」としてそれぞれ新しいことを考えたり作ったりする日としてルールを作り、自分との約束を入れています。これが紙だと毎週書かないといけません。デジタルならそこは「永遠に繰り返し」を選択するだけで向こう何年も予定を入れて、ブロックできます。
後から「今回だけ変更」したり「以降の繰り返し予定を変更」することもできます。これはとても便利です。また、システム手帳のようにいちいちリフィル間で書き写したりしなくても、月・週・日と表示方法を切り替えることもできるのです。
