「法務部へ届く書類を他部署には見せたくない、経営陣宛の郵便物は宛名も含めて全社的に開示するのは難しいといったような要望が特に大企業からは多いです。グループ企業が数十社ある大手企業や創業から数百年経つような老舗企業などからの問い合わせが増えるとともに、複数アカウントへの対応や履歴管理機能のニーズも増えてきたので、今回新機能として取り入れました」（白髭氏）
他にもデータの閲覧権限を細かく設定する仕組みや複数の転送先を設定できる機能も追加した上で、月額1万円から使えるクラウドサービスとして提供する。基本プランでは100通までの郵便受け取り、50通の内容スキャンに対応可能だ。
“郵便物のための出社”なくし総務部のリモートワークを支援
今回のリニューアルに先駆け、すでに上場企業3社を含む30社以上がatenaを使って郵便物の管理を行なっている。業種や規模はさまざまだが、白髭氏によると企業側の導入理由は「総務部の業務効率化」か「リモートワーク推進」のどちらかだ。
連結の従業員数が数千人規模のとある一部上場企業では、郵便物を整理・スキャンし、PDFファイルの形に変えて管理するところまでの業務を総務部の社員がすべて人力で行なっていた。atenaの導入後はそれらの業務にリソースを割く必要がなくなり、より専門性の高い業務に集中できるように変わったという。
「ローンチ前に複数の企業にヒアリングをすると、数十名〜数百名規模の企業でも郵便物の対応が大きな負担になっていることがわかりました。典型的な例としては、朝9時に出社して郵便物を受け取り、仕分けして該当する部署に届ける。関連する作業も含めるとそれだけで1時間ほど。担当者が1人の場合でも月換算で20〜30時間の業務になりますし、大企業ではメール室に数人のスタッフが常駐していることも珍しくありません。この業務は時間とコストがかかる反面、ルーティンワークになりやすく、代替手段を探している企業も多かったので間違いなく需要はあると感じました」（白髭氏）
新型コロナウイルス感染症対策としてリモートワークを推進する企業が増えたこともatenaにとっては大きい。
社員数が数百名規模の某マザーズ上場企業では総務が週に1度出社し、郵便物の整理や仕分け作業を行っていた。「オフィスに届く郵便物の処理」はリモートワークを推進する上で1つのネックになっていたが、atena導入後は組織管理機能を使って各社員にアカウントを発行。総務が関わることなく、1人1人がオンライン上で郵便物を確認できるようになった。
